Specjalista ds. Administracyjnych Pawilonu Polski na EXPO Osaka 2025

Lokalizacja: Japonia (Osaka)

Polska Agencja Inwestycji i Handlu poszukuje obecnie pracownika na stanowisko Specjalista ds. Administracyjnych Pawilonu Polski na EXPO Osaka 2025.

Twoje zadania:

• prowadzenie spraw administracyjnych Pawilonu Polski dotyczących jego funkcjonowania, w tym w szczególności zbieranie i rejestrowanie informacji o usterkach w funkcjonowaniu Pawilonu i w porozumieniu z Dyrektorem Pawilonu Polski zgłaszanie ich do wykonawcy odpowiedzialnego za utrzymanie techniczne Pawilonu Polski i wykonawców odpowiedzialnych za realizację innych usług
• zbieranie i rejestrowanie potrzeb w zakresie towarów i usług na rzecz Pawilonu Polski i Komisarza Sekcji Polskiej EXPO 2025
• składanie zamówień na materiały na rzecz Pawilonu Polski (zgodnie z pkt 2) we współpracy z Zastępcą Dyrektora Pawilonu Polski, zgodnie z procedurą wewnętrzną PAIH (Regulaminem Udzielania Zamówień Publicznych PAIH)
• prowadzenie rozliczeń z dostawcami mediów do Pawilonu, operatorami telefonii oraz Internetu, rozliczanie innych kosztów operacyjnych, w tym gromadzenie i weryfikacja faktur, opisywanie, przekazywanie przez system informatyczny do akceptacji
• nadzór nad odprowadzaniem „royalties fees” na rzecz Organizatora EXPO przez operatorów restauracji i sklepu
• wsparcie Dyrektora Pawilonu w rozliczeniach z operatorami restauracji i sklepu dotyczących zużycia przez nich mediów, usług telekomunikacyjnych
• wsparcie Dyrektora Pawilonu w zakresie realizacji procedury występowania o zwrot podatku Consumption Tax w Japonii
• nadzór nad utrzymaniem czystości i higieny w Pawilonie Polski oraz zgłaszanie uwag w tym zakresie do Dyrektora Pawilonu
• wsparcie w razie potrzeb procesu uzyskiwania akredytacji i wejść na teren EXPO dla gości Pawilonu Polski
• realizacja zadań związanych z archiwizacją dokumentów
• wsparcie przełożonych w bieżących działaniach zapewniających utrzymanie operacyjne i funkcjonalne Pawilonu Polski
• realizacja innych zadań przydzielonych przez przełożonych
• realizacja działań dotyczących spraw celnych w Japonii związanych z likwidacją udziału Polski w Wystawie EXPO 2025
• prowadzenie rejestrów i statystyk w obszarze realizowanych działań
• wsparcie przełożonych w bieżących działaniach zapewniających utrzymanie operacyjne i funkcjonalne Pawilonu Polski
• realizacja innych zadań przydzielonych przez przełożonych

Nasze oczekiwania:

• wykształcenie wyższe, preferowane kierunki: administracja, zarządzanie, ekonomia
• min. 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku
• mile widziane doświadczenie w środowisku międzynarodowym
• biegła znajomość w mowie i piśmie języka angielskiego oraz mile widziana znajomość języka japońskiego

Oferujemy:

• wyzwania zawodowe związane z możliwością realizacji interesujących projektów
• stałą pracę w dynamicznie rozwijającej się firmie
• międzynarodowe, pełne wyzwań środowisko pracy
• możliwość wdrażania własnych pomysłów i innowacyjnych rozwiązań

Jesteś zainteresowana/y stanowiskiem?

W przypadku zaproszenia na kolejny etap rekrutacji może być wymagane przedstawienie dokumentów poświadczających wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.