Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania przez PAIH S.A. danych osobowych pracowników
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) (dalej „RODO”) informujemy że:
1. Administrator danych
Administratorem Pani/Pana [dalej używamy sformułowania : „Pracownik”] danych osobowych jest Polska Agencja Inwestycji i Handlu S.A. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Krucza 50, 00 - 025 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie pod nr KRS 0000109815 (dalej „Administrator” lub „Spółka”).
Z Administratorem można skontaktować się za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie www.paih.gov.pl lub przesyłając e-mail na adres: iod@paih.gov.pl, a także za pośrednictwem poczty tradycyjnej, pod wskazanym powyżej adresem siedziby Administratora.
2. Inspektor Ochrony Danych
Osobą kontaktową we wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych i przysługujących Pracownikowi praw jest Inspektor Ochrony Danych. Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się, wysyłając e-mail na adres: iod@paih.gov.pl lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej pod wskazanym powyżej adresem siedziby Administratora z dopiskiem „Do Inspektora Ochrony Danych”.
3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
Administrator przetwarza dane osobowe Pracowników w celu:
1) wykonania Umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2) zapewnienia ochrony informacji oraz przestrzegania tajemnic zawodowych; podstawa przetwarzania art. 6 ust. 1 lit b i c RODO, w związku z art. 6 ust.1 lit. f;
3) powierzania pracownikowi mienia pracodawcy (np. sprzętu IT,); podstawa przetwarzania art. 6 ust. 1 lit b RODO.
4) prowadzenia monitoringu wizyjnego w celu zapewnienia ochrony osób i mienia w obiekcie (-ach) Administratora, prowadzonego zgodnie z treścią art. 22 k.p. oraz na podstawie odrębnych wewnętrznych uregulowań; podstawą przetwarzania jest art. 6 ust.1 lit. c, związku z art. 6 ust.1 lit. f RODO.
W celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO), w szczególności w celu:
a) wyliczania i wypłaty wynagrodzeń - w celu realizacji obowiązku wynikającego z Kodeksu pracy
b) rozliczania Umowy w związku z obowiązkami ubezpieczeniowymi, podatkowymi oraz księgowo - rachunkowymi, wynikającymi z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
c) realizacji obowiązków bhp - w celu realizacji obowiązków Administratora wynikających z Kodeksu pracy, rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bhp i innych przepisów prawa pracy,
d) prowadzenia akt pracowniczych - w celu realizacji obowiązków Administratora wynikających z Kodeksu pracy, ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobów prowadzenia akt osobowych pracownika,
e) realizacji obowiązków wobec ZUS - w celu realizacji obowiązków płatnika składek emerytalno-rentowych wynikających z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych,
f) realizacji obowiązków podatkowych - w celu realizacji obowiązków płatnika podatku dochodowego wynikających z Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i innych przepisów podatkowych,
g) obowiązków księgowo-rachunkowych - w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, Ordynacji podatkowej oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych,
h) realizacji obowiązków prawnych spoczywających na Pracodawcy, związanych z realizacją umowy zawartej z Pracownikiem lub wynikających z innych uregulowań prawnych nakładających na Pracodawcę realizację ustawowych obowiązków;
i) wykonywanie czynności związanych z obowiązkami pracownika, zakazem konkurencji, kwalifikacjami zawodowymi pracownika, w tym realizacją szkoleń;
j) wykonywanie czynności związanych z ewentualną odpowiedzialnością porządkową pracowników, odpowiedzialnością pracowników za szkodę wyrządzoną pracodawcy, odpowiedzialnością pracowników za mienie powierzone pracownikowi;
k) udostępniania danych podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym podanie jest niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
l) wykonywania obowiązków wynikających z przepisów oraz z innych zobowiązań wywodzących się z obowiązujących regulacji w tym również zgłoszenie i obsługa PPK; podstawa przetwarzania art. 6 ust. 1 lit c RODO.
W celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit.a i f RODO), którym jest w szczególności:
a) organizowanie i współfinansowanie dodatkowych świadczeń dla pracowników oraz dla członków rodziny lub partnerów pracowników np. grupowego ubezpieczenia na życie, dodatkowej opieki medycznej, programów rekreacyjno-sportowych, dofinansowanie wypoczynku pracownika, bony świąteczne, bilety do kina/teatru, karty Multisport;
b) zapewnienie ciągłości działania Spółki, zarządzanie personelem w Spółce oraz realizacja bieżącej działalności Spółki w szczególności realizacji procesów biznesowych i administracyjnych, w których uczestniczy pracownik, zarządzanie wynikami pracy, indywidualnym rozwojem pracownika, obsługa finansowa, administracyjna oraz informatyczna, w szczególności poprzez założenie i utrzymanie kont w systemach informatycznych Spółki, a nadto w celu realizacji kontaktu z pracownikiem;
c) realizacji i rozliczania czynności wynikających z wykonywania pracy poza miejscem wskazanym w umowie o pracę (delegacje), w tym pozyskiwanie i przetwarzanie informacji o Pracowniku wymaganych przez przepisy prawa obowiązujące w miejscu wskazanym w poleceniu wyjazdu służbowego;
d) ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawarciem Umowy;
e) zarządzanie personelem, przydzielanie zadań, ocenę pracownika, wydanie kart flotowych; podstawa przetwarzania;
f) zapewnienie bezpieczeństwa na terenie obiektu, ochrony mienia Administratora oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę;
g) zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
4. Odbiorcy danych
Administrator może udostępniać dane osobowe pracowników w następujących przypadkach:
1) gdy taki obowiązek wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności takim podmiotom jak ZUS, NFZ, urzędom pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, PFRON, Państwowej Inspekcji Pracy, Państwowej Inspekcji Sanitarnej, innym organom państwowym;
2) partnerom handlowym, kontrahentom i klientom - wyłącznie w zakresie danych służbowych, a w pozostałym zakresie wyłącznie po uzyskaniu odrębnej, dobrowolnej zgody pracownika,
3) osobom upoważnionym przez Administratora lub Pracownika do przetwarzania danych w ramach wykonywania obowiązków służbowych.
Ponadto dane osobowe pracowników mogą być ujawniane podmiotom przetwarzającym na zlecenie i w imieniu pracodawcy, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu świadczenia określonych w umowie usług na rzecz Administratora, w szczególności w zakresie obsługi poczty elektronicznej, hostingu, IT, obsługi administracyjnej, obsługi prawnej lub doradczej, spółkom świadczącym benefity dla pracowników i współpracowników, podmiotom świadczącym usługi grupowego ubezpieczenia pracowników i współpracowników. Dane osobowe Pracownika mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy w przypadku takiego przekazania Administrator zastosuję wszelkie obowiązki wskazane w Rozdziale V RODO.
Jednocześnie w wypadkach uzasadnionych prawnie, dane Pracownika mogą być przekazane podmiotom kontrolujących działalność Administratora, wyłącznie w zakresie niezbędnych do celów przeprowadzanej kontroli lub audytu.
5. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przetwarzane do czasu:
1) wykonania Umowy - do momentu jego rozwiązania lub wygaśnięcia;
2) ustalenia dochodzenia lub obrony przed roszczeniami - do momentu przedawnienia roszczeń;
3) do momentu realizacji pozostałych prawnie uzasadnionych interesów Administratora,
4) do momentu wygaśnięcia obowiązków przechowywania dokumentacji pracowniczej, obejmującej dane osobowe wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
5) do momentu przedawnienia roszczeń w szczególności związanych z zawarciem Umowy oraz realizacją obowiązków ubezpieczeniowych podatkowych i księgowych.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
Zgodnie z RODO przysługuje Pani/Panu prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jak również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prawa te przysługują Pani/Panu w przypadkach i w zakresie przewidzianym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Jednocześnie w zakresie w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, pracownik ma prawo wycofania zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
7. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych
Przekazanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże ich podanie w związku z zatrudnieniem jest wymogiem ustawowym. W przypadku ich nieprzekazania nie jest możliwe zawarcie i realizacja Umowy o pracę przez Spółkę jak i realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora. Obowiązek podania danych osobowych, których podanie jest dobrowolne może wpłynąć na realizację niektórych uprawnień związanych ze stosunku pracy, których wykonywanie odbywa się na podstawie zgody Pracownika.
