Koordynator ds. Logistycznych Pawilonu Polski na EXPO Osaka 2025

Lokalizacja: Japonia (Osaka)

Polska Agencja Inwestycji i Handlu poszukuje obecnie pracownika na stanowisko Koordynator ds. Logistycznych Pawilonu Polski na EXPO Osaka 2025.

Twoje zadania:

• zabezpieczenie u japońskiego Organizatora Wystawy EXPO 2025 dokumentów akredytacyjnych, „wejściówek”, biletów dla gości Pawilonu Polski (w tym goście VIP, partnerzy, podwykonawcy, pracownicy PAIH itp.)
• zabezpieczenie u japońskiego Organizatora Wystawy EXPO 2025 przepustek dla transportu i dostaw z rynku lokalnego
• załatwianie u japońskiego Organizatora Wystawy EXPO 2025 i w innych właściwych urzędach w Japonii niezbędnych dokumentów do legalizacji pobytu w Japonii (np. wizy, zameldowanie na pobyt czasowy itp.)
• organizacja systemu alokacji pracowników PAIH do mieszkań służbowych w Japonii
• zapewnienie i organizacja dostaw i rozładunków materiałów eksploatacyjnych, towarów lub usług na potrzeby Pawilonu Polski, zgodnie ze zgłaszanym na bieżąco przez Dyrektora Pawilonu (lub osobę przez niego upoważnioną) i Komisarza Sekcji Polskiej EXPO 2025 zapotrzebowaniem (środki czystości, artykuły spożywcze, środki czystości), prowadzenie rejestrów dostaw
• koordynowanie działań w zakresie wykorzystania przez PAIH należnych u operatorów restauracji i sklepu pakietów promocyjnych, w tym składanie zamówień, zapewnienie dostarczenia, prowadzenie rejestru wartościowego i rzeczowego pobranego pakietu promocyjnego
• organizacja dostaw, spoza rynku lokalnego, w tym w szczególności:
  • nadzór nad realizacją umowy z firmą spedycyjną
  • załatwianie spraw celnych i odpraw umożliwiających transport towaru do Pawilonu Polski
  • nadzór nad realizacją umowy ze wskazanym przez Organizatora EXPO 2025 wykonawcą/wykonawcami, na realizację transportu tzw. „ostatniej mili” – tzn. od magazynu Organizatora i/lub składu celnego na terenie Wystawy do Pawilonu Polski
  • prowadzenie rejestracji towarów wwożonych do Pawilonu, gromadzenie dokumentów z tym związanych
• zabezpieczenie usług transportowych przewozu osób (w tym o statusie VIP) na terenie Osaka
• organizacja systemu łączności pracowników Pawilonu Polski poprzez zabezpieczenie aparatów i kart do telefonii komórkowej
• zapewnienie cyklicznego prania chemicznego i ewentualnych napraw odzieży służbowej obsługi Pawilonu Polski
• prowadzenie bieżącej współpracy z urzędami marszałkowskimi, partnerami i innymi instytucjami wskazanymi przez PAIH w zakresie odpraw celnych i dostaw do Pawilonu Polski realizowanych przez te instytucje
• zabezpieczenie powierzchni magazynowej na potrzeby PAIH i podmiotów współpracujących, nadzór nad magazynami, rozliczanie kosztów magazynowania
• kontrola stanu utrzymania lokali zajmowanych przez personel i pracowników PAIH, zgłaszanie potrzeb odnośnie zakupu wyposażenia i materiałów do mieszkań
• udział we wdrożeniu i przestrzeganiu zasad BHP oraz ochrony przeciwpożarowej na terenie Pawilonu Polski i terenie przyległym, zgodnie z obowiązującymi przepisami
• realizacja działań dotyczących spraw celnych w Japonii związanych z likwidacją udziału Polski w Wystawie EXPO 2025
• prowadzenie rejestrów i statystyk w obszarze realizowanych działań
• wsparcie przełożonych w bieżących działaniach zapewniających utrzymanie operacyjne i funkcjonalne Pawilonu Polski
•  realizacja innych zadań przydzielonych przez przełożonych

Nasze oczekiwania:

• wykształcenie wyższe, preferowane kierunki: administracja, zarządzanie, ekonomia, logistyka
• min. 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku
• mile widziane doświadczenie w środowisku międzynarodowym
• biegła znajomość w mowie i piśmie języka angielskiego oraz japońskiego

Oferujemy:

• wyzwania zawodowe związane z możliwością realizacji interesujących projektów
• stałą pracę w dynamicznie rozwijającej się firmie
• międzynarodowe, pełne wyzwań środowisko pracy
• możliwość wdrażania własnych pomysłów i innowacyjnych rozwiązań

Jesteś zainteresowana/y stanowiskiem?

W przypadku zaproszenia na kolejny etap rekrutacji może być wymagane przedstawienie dokumentów poświadczających wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.